Prema analitičkoj kompaniji Gartner, između 70 i 80% BI projekata završi neuspješno. Popis razloga za tako crnu statistiku vjerojatno je poduži, no pravo je pitanje zašto su onih 20 – 30% uspješni? Što su oni radili drugačije od drugih? Kako osigurati da i vaš projekt završi među njima? Kako od početka postaviti stvari na dobre temelje i osigurati da vaša investicija opravda očekivanja?

BI nije softversko rješenje. Riječ je o metodologiji i procesima koji koriste tehnologiju kao način da implementiraju promjenu. Za mnoge tvrtke to je potpuno novi teritorij, iskorak ispred dosadašnjih ustaljenih praksa upravljanja poslovanjem te standardnog izvješćivanja koristeći statične Excelove ili PDF izvještaje. Iako BI implementacija ima mnogo sličnosti s implementacijom bilo kojeg drugog IT rješenja, postoje neke specifičnosti na koje je potrebno posebno obratiti pozornost.

Očekivanja definira sponzor

Baš kao i svaki drugi IT projekt, i BI projekt treba potporu sponzora. Poželjno je da sponzor projekta bude jedan od članova uprave tvrtke, čime će projekt dobiti na važnosti. Osim toga, od sponzora se očekuje da cijelom menadžmentu i članovima tima jasno komunicira očekivanja, smjernice te konkretnu vrijednost koju od projekta očekuje. Vrlo je važno da članovi tima imaju autoritet unutar tvrtke donijeti određene poslovne odluke. Ponekad će se te odluke odnositi na promjene dosadašnjih procesa i praksi, koje su nužne ako se određeni proces želi učiniti učinkovitijim, mjerljivijim ili jednostavnijim. Upravo donošenje takvih odluka srž je promjena koje se očekuju da će BI projekt donijeti. Mnogi BI projekti padaju baš na tom koraku.

Ključni detalj koji razlikuje BI projekt od klasičnog IT projekta je taj što je rezultat klasičnog IT projekta najčešće automatizacija već poznatog i definiranog poslovnog procesa. Rezultat BI projekta različiti su alati i aplikacije te analitički model, koji su u definiranom vremenu u stanju odgovoriti na (gotovo) sva poslovna pitanja korisnika. Odgovori na pitanja zasnivaju se na činjenicama i dimenzijama, odnosno atributima te različitim odnosima između njih, koji se preuzimaju iz izvornih IT sustava, odnosno na informacijama o različitim poslovnim događajima. Poslovna pitanja, kao i samo poslovanje, konstantno se mijenjaju te je potrebno osigurati da rješenje bude fleksibilno.

Think big, start small, and deliver value

Kako biste potpomogli uspjeh projekta, bilo bi dobro u što ranijoj fazi ostvariti pobjedu. Vrlo je važno da korisnici što ranije vide rezultate, počnu pozitivno percipirati sustav te da mu počnu vjerovati.

Preporuka je fokusirati se na specifično poslovno područje ili konkretni poslovni problem visoke vrijednosti za poslovanje te unutar nekoliko tjedana od početka projekta napraviti prvu isporuku. Tako će korisnici vrlo brzo vidjeti rezultate svog rada, što će pridonijeti pozitivnoj atmosferi u timu te pozitivnom stavu o projektu unutar tvrtke. Osim toga, korisnici će bolje i jasnije znati artikulirati nove zahtjeve nakon što na stvarnom primjeru shvate što su dobili kao konkretni rezultat te kako samo rješenje funkcionira.

Često projekti zaglave u dugotrajnim analizama gomile nepotrebnih podatka, izvještaja i zahtjeva koji nisu direktno vezani za donošenje poslovnih odluka. Skoro svaka tvrtka ima neke rudimente prošlih vremena, besmislene procese ili izvještaje koji su svrha sami sebi, a da nitko nikada nije postavio pitanje čemu služe i jesu li potrebni. BI projekt prilika je za čišćenje nepotrebnih izvještaja, procesa i pravila. Analiza takvih izvještaja ili procesa zasigurno neće donijeti stvarnu vrijednost, nego će, naprotiv, iscrpiti tim. Takve je situacije potrebno prepoznati unaprijed te na vrijeme promijeniti fokus isključivo na zahtjeve koji su opravdani.

Držite opseg pod kontrolom

Modeliranje DWH/BI rješenja vrlo je kreativan posao. Samo zato što se nešto može napraviti i zato što se u danom trenutku nešto čini zgodno, nije dovoljan razlog da se na to troši dodatno vrijeme. Ako nova funkcionalnost ne donosi poslovnu vrijednost, niti na bilo koji drugi način ne opravdava trošak, preporučljivo ju je ostaviti sa strane sve dok se ili ne pojavi valjano opravdanje za njenu implementaciju ili od nje odustane.

Ako se učini zgodnim dodati 70 atributa u dimenziju ili kreirati hijerarhiju s 20 razina, potrebno je kritički promisliti te još jednom redefinirati zahtjeve. Najčešće se takvi slučajevi događaju ako nisu jasno definirana očekivanja te korisnik pokušava pokriti sve moguće situacije koje se u budućnosti mogu dogoditi. Takav pristup rješavanju problema samo je kreiranje novih problema.

Opseg projekta jednako je važan i za klijenta i za partnera implementatora. Ovdje vrijedi pravilo manje je više te je svakako preporuka fokusirati se na rješavanje konkretnih poslovnih problema, umjesto gomilanja nepotrebnih podataka te spuštanja na vrlo nisku razinu granulacije podataka. Dakle, uspjeh projekta ovisi o broju riješenih poslovnih problema, a ne o količini podataka.

Kupnjom modela kupujete i know-how

Danas je moguće kupiti analitički model podataka za gotovo sve važnije industrije. Postoje modeli za distribuciju robe široke potrošnje, telekom industriju, bankarsku industriju i drugi. Netko je negdje to već radio i možda zna bolje od nas kako se to treba raditi. Dakle, s modelom, osim struktura podataka, kupujete vrlo vrijedni know-how. To je dobar pristup ako na raspolaganju imate nedovoljno internog znanja te ako zahtjevi koje definira poslovanje nisu iznimno specifični. Najveći izazov koji se javlja prilikom implementacije kupljenog modela je nepotpunost podataka na izvornim sustavima. Određeni podaci možda nisu relevantni za poslovanje, no analitički model podataka ih podrazumijeva te je u takvim slučajevima potrebno ili raditi preinake modela ili poslovnih procesa i izvornih sustava te ponekad pristati na određena ograničenja. Ako je potrebno raditi mnogo takvih preinaka, postavlja se pitanje isplativosti kupnje samog modela. Ipak, kupljeni model ima rješenja za probleme za koje u početku nismo ni znali da ćemo ih imati te je zbog toga vrijedno razmotriti tu opciju.

Razvoj modela iz nule, s druge strane, ima svoje prednosti, ali i moguće zamke. Nije potrebno trošiti dodatno vrijeme da se razvija kompleksni ETL jer model to zahtijeva, nego je model mnogo lakše prilagoditi, odnosno približiti modelu podataka koji se nalazi na izvornom transakcijskom sustavu, odnosno potrebama i zahtjevima klijenta. Osim toga, sve specifičnosti koje odlučimo implementirati u startu postaju dio modela, a ne nekakva preinaka ili zakrpa zbog koje moramo pristati na određene kompromise i ograničenja. Međutim, naknadna proširenja te održavanje modela slabe su točke takvog rješenja. Ako su očekivanja i zahtjevi korisnika inicijalno bili slabo definirani, na razvoj i održavanje takvog rješenja dugoročno ćemo potrošiti mnogo više novca.

Testirajte, testirajte, testirajte

Testiranje je najdosadniji i najteži dio svakog IT projekta. Kod BI projekata još je važnije staviti imperativ na testiranje, jer o točnosti podataka direktno ovisi uspješnost projekta. Većina nečistih podataka koje imate po različitim transakcijskim sustavima, u ovoj će fazi isplivati. Najčešće se u tom slučaju primjenjuju različite metode automatskog pročišćavanja podataka, no budite svjesni da će dio posla trebati odraditi ručno.

Svi članovi tima trebaju testirati rješenje, svatko u svojoj domeni odgovornosti, te taj posao treba odraditi s posebnom pozornošću. Takvim pristupom kod korisnika ćete osigurati povjerenje u podatke, koje je nužno da bi se sustav u budućnosti aktivno koristio.

BI strategija će pomoći da ne zalutate

Detaljna BI strategija tvrtki će omogućiti sve potrebne informacije koje su joj potrebne da razumije promjene koje se događaju u poslovanju te na tržištu na kojem posluju, bilo da se radi o strateškim, taktičkim ili operativnim potrebama. Stoga je važno da BI strategija bude dobro usklađena s poslovnim potrebama.

Kreiranje BI strategije podrazumijeva nekoliko osnovnih koraka. Prvi je dobivanje formalnog zahtjeva od uprave da se BI strategija definira. Bilo kakva strategija bez potpore s vrha neće se moći uspješno implementirati. Nakon toga potrebno je snimiti trenutačno stanje te popisati sve izvještajne procese, tehnologije, alate, troškove, licence, korisnike i načine upravljanja podacima koji trenutačno egzistiraju u tvrtki. Sljedeći korak je definiranje ciljeva strategije, gdje je važno da se detaljno opiše gdje se BI kao funkcija nalazi u organizacijskoj strukturi, uloge, način upravljanja sustavom i podacima, arhitekturu sustava te kako BI podržava sveukupno poslovanje tvrtke.

Implementacijom BI strategije osigurat će se da buduće BI rješenje bude usklađeno s poslovnim ciljevima tvrtke te da uspješno odgovori na sve poslovne zahtjeve koje pred BI sustav stavlja poslovanje.

Ne eksperimentirajte s tehnologijom

Odabir tehnologije ključan je za uspjeh projekta. Ako već postoji definirana BI strategija, ona treba definirati osnovne smjernice za odabir tehnologije. No ako BI strategija nije definirana, odluka se mora donijeti ad-hoc.

Iako većina proizvođača BI analitičkih rješenja može odgovoriti na 99% zahtjeva prosječne tvrtke, s odabirom tehnologije ne treba eksperimentirati. Potrebno je odabrati rješenje koje će omogućiti jednostavna proširenja sustava i prihvatljivi trošak održavanja. U obzir treba uzeti i dostupnost resursa sa specifičnim znanjima o konkretnoj tehnologiji te razvijenost zajednice i dostupnost znanja na Internetu.

NAPOMENA: Ovaj tekst je izvorno objavljen u časopisu Mreža.