Ivan Šemeš, konzultant za poslovna rješenja, Megatrend poslovna rješenja

Ako naručujete uredski materijal, planirat ćete potrebnu količinu i vrijeme kad ga morate naručiti, a jednostavna Excelova tablica bit će vam za to sasvim dovoljna. S druge strane, postoje budžeti i dugoročne prognoze koji su sami za sebe kompleksni pa i uz pomoć najboljih informatičkih sustava, u najmanju ruku nisu jednostavni. Zašto kompanije troše toliko vremena na planiranje? Planiranje nam omogućuje optimalno korištenje svih raspoloživih resursa. Također, pomaže nam smanjiti rasipanje vrijednih resursa i izbjegava njihovo udvostručavanje. Planiranje pomaže u predviđanju poslovnih rizika, a pomaže i da se poduzmu potrebne mjere opreza kako bismo izbjegli te rizike i unaprijed se pripremili za buduće neizvjesnosti.

Zamka statičnog planiranja

Kako smo već rekli, izrada dugoročnih planova u poslovnom svijetu kompleksan je proces. Kako bi se to stresno vrijeme za sve uključene što više minimiziralo, mnoge kompanije odrede plan aktivnosti na početku izrade plana. Takav pristup pruža stabilnost u samom procesu planiranja i prividnu sigurnost da je planiranje odrađeno. Takvi su planovi obično godišnji i uglavnom se revidiraju, te se njihova uspješnost ocjenjuje, nakon što je prošlo 12 mjeseci, taman uoči početka sljedećeg ciklusa planiranja.

Tijekom 12 mjeseci moglo je doći do velikih promjena u vašoj industriji, gospodarstvu ili kompaniji, a pogotovo u razvoju novih tehnologija. Ako niste razmišljali o prilagodbi promjenama u vašem svijetu u stvarnom vremenu, možda ste propustili velike mogućnosti ili znakove upozorenja. Problem je to što poslovno okruženje ne staje i statički planovi, u onom trenutka kad su završeni, postaju zastarjeli. Takvi su planovi nefleksibilni i kruti te ograničavaju uvid u informacije koje potiču aktivno donošenje odluka. Taj zastarjeli pristup stvara rizik i oduzima mnogo produktivnog vremena.

Što je aktivno planiranje

Aktivno planiranje prije svega je kontinuiran proces, tijekom kojega se planovi stalno iznova ažuriraju i nadograđuju u zavisnosti o novim dostupnim informacijama, te koji tehnologiju primjenjuje kako bi iskoristio jedinstveni izvor podataka i omogućio svima uključenima uvid u stvarne podatke te reakciju na njih u stvarnom vremenu. Nazivali ga prognozom, procjenom ili rolling forecastom, aktivno planiranje u ravnoteži drži strategiju i fleksibilnost te omogućuje zaposlenicima preuzimanje inteligentnih rizika, traženje nepredviđenih mogućnosti, brzu reakciju na prijetnje te usvajanje novih tehnologija i provođenje novih ideja.

Takav aktivni proces planiranja koristi vrhunske alate i tehnologiju kako bi se podržale najbolje prihvaćene prakse, poboljšala pravodobna reakcija, povećala pouzdanost informacija i potaklo sudjelovanje ključnih ljudi u cijeloj organizaciji. Tradicionalni proces planiranja usmjeren je na predviđanje, ili nagađanje, što će se dogoditi u budućnosti, često s vremenskim okvirom od godinu dana ili više. Aktivno planiranje fokusira se na kratkoročna razdoblja. Strategija je koncentrirati svoje napore u postupnom procesu koji će vas dovesti do krajnjeg cilja, sve dok se prilagođavate promjenama koje se događaju. Svi uključeni trebali bi redovito komunicirati, kako unutar timova, tako i među odjelima, o tome što rade kako bi pomaknuli tvrtku naprijed. Tako se svatko može prilagoditi kako bi postigao zajedničke ciljeve.

Koje su prednosti aktivnog planiranja

Prednost aktivnog planiranja jest to što organizaciji omogućuje da prati svoj napredak u znatno realnijem vremenu. Proučavanjem koji procesi djeluju, a koji ne, organizacije su u mogućnosti brže prihvatiti uspješnu taktiku i lakše odbaciti neuspješne aktivnosti. Što brže možemo zaključiti kako smo na krivom putu, to nam više vremena ostaje za prilagodbu i svladavanje izazova pred nama.

Dodatna prednost aktivnog planiranja jest to što potiče dodjeljivanje resursa tamo gdje su potrebni, onda kada su potrebni. Statični način planiranja odjelima ostavlja mogućnost da jednom godišnje zatraže sredstva te nakon toga čekaju do sljedeće godine kako bi opet mogli tražiti dodatne resurse. S druge strane, resursi koji su dodijeljeni nekom odjelu ne bi trebali ostati zamrznuti u budžetu tog odjela cijele godine ako tamo nisu potrebni, već se aktivnim planiranjem ti resursi usmjeravaju tamo gdje su najpotrebniji.

Aktivno planiranje stvara kulturu u kojoj se odlučivanje temelji na podacima. Izvješća olakšavaju odjelima stvaranje i komunikaciju analitike koja se stalno ažurira živim podacima. Vizualna tehnološka rješenja omogućuju korisnicima da lako razumiju priču unutar podataka, bez gubitka u velikim tablicama podataka. Aktivno planiranje omogućuje ljudima u cijeloj tvrtki da prezentiraju i dijele svoje podatke. Ono timovima daje više samopouzdanja u planove i prognoze, veću vidljivost poslovnih rezultata u cijeloj organizaciji, sposobnost donošenja dinamičnih odluka koje se temelje na podacima, i razinu suradnje koja osigurava prednosti za cijelu organizaciju.

Aktivni planovi evolviraju vremenom te se neprestano prilagođavaju i usavršavaju, a statički plan je digitalni ili tiskani dokument, koji se objavljuje i dijeli sa zaposlenicima. Za razliku od statičkog plana, gdje se očekuje da se zaposlenici prilagode njemu, aktivni plan prilagođava se zaposlenicima, kompaniji i stanju na tržištu.

NAPOMENA: Ovaj tekst je izvorno objavljen u časopisu Mreža.