Elektronički račun ili eRačun predstavlja najrašireniju elektroničku ispravu u svijetu, i zbog toga mu pripada središnja uloga u razvoju elektroničkog poslovanja te digitalnog gospodarstva općenito. U Hrvatskoj se o njemu aktivnije govori tek posljednjih nekoliko godina, no stupanjem na snagu Zakona o elektroničkom računu u javnoj nabavi 1. prosinca 2018. godine, eRačun će kao obavezan morati usvojiti svi javni i sektorski naručitelji te poduzeća koja s njima posluju, a neizravno i sva ona poduzeća koja će prije ili poslije prepoznati korist eRačuna, posebice povećanje konkurentnosti koje proizlazi iz bespapirne razmjene informacija.

Ideja bespapirnog poslovanja nije proizašla iz tehnološki naprednih navika milenijalaca, već je prezentirana 1975. godine, u vrijeme kada su otprilike rođeni njihovi roditelji, kada je u poslovni leksikon Business Weeka ušao izraz “ured bez papira”. Legendarni čelnik Xerox Palo Alto Research Centera George Pake, u članku pod naslovom “Ured budućnosti” predvidio je tehnologiju koja je do 1995. godine korisnicima trebala omogućiti da pritiskom jedne tipke potpuno ukinu potrebu za gomilanjem ispisanih dokumenata u uredima. Ta vizija na pragu je svog ostvarenja kroz digitalizaciju poslovnih procesa koji će proizaći iz masovnije primjene eRačuna u poslovanju.

Povijest eRačuna u Hrvatskoj

Neki ozbiljniji pokušaji digitalne razmjene računa i pratećih isprava na svjetskoj razini započeo je donošenjem protokola EDIFACT 1987. godine, iako su neke tvrtke koristile EDI sustave, na bazi vlastitih formata, još od kasnih šezdesetih. No, ipak se ’80. godine prošlog stoljeća uzimaju kao početak uspješne razmjene digitalnih dokumenata elektroničkim putem, od jedne do druge računalne aplikacije, uz minimalnu ljudsku intervenciju. eRačun kakav poznajemo danas, koji je svojevrsni hibrid EDI poslovnih metoda, prvi put je u Hrvatskoj javno prezentiran više od 10 godina poslije, i to preko Financijske agencije kao prvog informacijskog posrednika za razmjenu eRačuna.

“Prvi eRačun predstavili smo na konferenciji ‘Kako e?’ u Muzeju Mimara, u lipnju 2007. godine. Uživo smo kreirali eRačun, koji je i tada bio temeljen na standardu UBL, potpisali ga naprednim elektroničkim potpisom i poslali korisniku. Živo se sjećam entuzijazma i euforije oko toga, kako s naše strane, tako i prisutnih, jer evidentno je započela jedna nova era digitalnog fakturiranja. Naravno, očekivanja su zaista bila velika, u smislu vremena koje će proteći od tada do neke prave tržišne penetracije, odnosno primjene koja bi ostvarila prave rezultate”, ističe Andreja Kajtaz, direktorica Sektora komercijalnih digitalnih rješenja FINA-e.

U to vrijeme eRačun je progresivno napredovao u europskim zemljama, naročito na sjeveru, zbog čega je i u Hrvatskoj optimistično počeo razvoj vlastitih rješenja. U tom procesu, ističe Kajtaz, uzor su tražili u Danskoj, koja je i danas vodeći inovator digitalnog poslovanja.

“Još u ono vrijeme, danski model elektroničkog računa bio je prema standardu UBL, koji je vrlo slikovito objašnjavao eProcurement procese. Naš eRačun bio je testiran na danskoj verifikacijskoj platformi kako bi se potvrdila njegova ispravnost i usklađenost sa standardom”, naglašava Kajtaz.

Početna euforija brzo je splasnula, ne toliko zbog indiferentnosti tržišta, jer je pozitivan stav o eRačunu odmah zaživio u bankarskom i IT sektoru, koliko zbog drugih otegotnih okolnosti, ponajviše zbog zastarjelog zakonodavnog sustava koji nije prepoznavao elektroničke dokumente, konkretno elektroničku razmjenu dokumenata, kao validne.

“Tadašnji Pravilnik o PDV-u imao je članak 80., koji je jasno navodio da se računi poslani telekomunikacijskim uređajem ne smatraju računom u smislu Zakona o PDV-u. Dakle, trebalo je krenuti od tuda i izmijeniti tu regulativu, što se dogodilo tek 2011., kada je elektronički račun potpuno izjednačen s papirnatim računom. No, tek ulaskom u Europsku uniju 2013. godine, u potpunosti se raspisuju svi uvjeti vezani uz elektronički račun s preporučenim metodama uporabe te pravilima i ograničenjima. Rekli bismo, riješena je pravna nesigurnost, nema više prepreka, je l’ tako?” – pita Kajtaz.

Šuma standarda

No, nije bilo tako, nastavlja dalje, najveću prepreku u cijelom procesu predstavljala je “šuma standarda” i nepostojanje interoperabilnosti. Na rješavanju tih problema i Europska unija je proteklih godina trošila znatne resurse jer svatko se, kako kaže Kajtaz, zatvarao u vlastito dvorište, radio sukladno standardu koji je u tom trenutku odgovarao određenoj grupi korisnika, međusobno su svi bili nepovezani, a registar korisnika bilo je gotovo nemoguće napraviti.

“Navedeno je dovelo do toga da se eRačun nije mogao omasoviti i da je sve drugo štimalo. Korisnici nisu mogli znati kako drugi korisnik prima eRačune, kod kojeg je informacijskog posrednika, i bilo je previše ‘ifova’ da bi se netko pristao transformirati na nešto potpuno novo. Nadalje, promidžba je bila gotovo nikakva, a za poticanje svijesti oko nečeg takvog trebao je i agresivniji pristup marketingu. U to vrijeme, novi informacijski posrednici započinju prodajno-marketinški pristup koji je počinjao davati rezultate”, pojašnjava direktorica Sektora komercijalnih digitalnih rješenja FINA-e.

Uspješan u tom procesu edukacija i promocije benefita eRačuna bio je servis Moj-eRačun, prepoznavši kako je u procesu od ulaska eRačuna na tržište prošlo previše vremena, a zbog spomenutih otegotnih okolnosti njegova je znatnija komercijalna primjena bila poražavajuća.

“S obzirom na sve manjkavosti tadašnjeg zakonodavstva, početna euforija brzo je splasnula jer nitko nije bio sto posto siguran da je taj elektronički račun pravno valjan, ma koliko ih mi uvjeravali. Nije čak postojao toliki strah između dvaju poduzeća koji razmjenjuju račune, već strah od nadzora nadležnih službi, koje nisu prepoznavale eRačun kao zakonski ispravan jer nisu bile u tijeku s promjenama koje je donio ulazak u EU. Jedini način bio je da educiramo korisnike pa smo krenuli na turneju s edukacijskom radionicom pod nazivom Moj-eRačun Akademija, gdje smo tijekom tri godine gostovali barem pet puta u svakom većem gradu u Hrvatskoj, koju je pohađalo više od tri tisuće polaznika koji su danas certificirani za samostalno upravljanje eRačunima”, ističe Marko Emer, direktor servisa Moj-eRačun.

Razvoj infrastrukture za razmjenu eRačuna

Paralelno s edukacijama kojima se pokušalo podići svijest o korisnosti digitalizacije poslovanja kroz primjenu eRačuna, servis Moj-eRačun radio je i na rješavanju problema “šume standarda” i nedostatka interoperabilnosti razvojem platforme čiji je cilj bio obuhvatiti sve ključne ERP proizvođače unutar mreže, kako bi njihovi korisnici nesmetano mogli slati eRačune M2M (machine to machine), što je i bila, odnosno jest inicijalna intencija razvoja elektroničkih računa.

“Danas tu platformu i izvan granica Hrvatske znaju pod nazivom Moj-Račun Mreža. Mi smo bili tri koraka ispred od samih početaka, očekujući Zakon o elektroničkom računu u javnoj nabavi i prije objave Direktive 2014/55/EU, gradeći infrastrukturu koja će korisnicima odmah moći omogućiti sav benefit eRačuna. Tijekom četiri godine napravili smo interkonekcije s više od 120 ERP rješenja na tržištu, omogućivši pritom da 45.000 poslovnih subjekata razmjenjuje eRačune direktno iz računala u računalo, eliminirajući administrativne troškove i nekorisni ljudski rad”, pojašnjava Emer.

Proces razgovora oko razvoja platforme s potencijalnim je integratorima započeo još u svibnju 2013. godine, kada je prvi interes pokazala tvrtka 4th Dimension, proizvođač jednog od najkorištenijih knjigovodstvenih softvera među SME-ima.

“Htjeli smo našim korisnicima omogućiti eRačun još od vremena kada je Internet postao moćnim kakav je i danas. O eRačunima govorili smo na sve strane još 2000. godine, no u to nas je vrijeme većina korisnika blijedo gledala. Država je bila protiv, nije razumjela što je eRačun, čak smo čuli izjave da će ostati bez PDV-a ako se eRačun uvede?! I nakon izlaska Zakona o digitalnom potpisu, a zatim i Zakona o elektroničkim ispravama, institucijama nije bilo jasno što je točno eRačun, a mnogima nije jasno ni danas. Loših interpretacija izuzetno je mnogo, i to od države, knjigovodstvenih servisa, računovođa, do samih korisnika pa čak i programera koji trebaju programirati mehanizam za slanje i primanje eRačuna u svoja programska rješenja”, ističe Darko Zovko, generalni direktor 4th Dimensiona.

Jedan od uvjeta za implementaciju eRačuna u njihov ERP, pojašnjava Zovko, bila je jednostavnost korištenja.

“Jedino na što smo htjeli pristati je da korisnik ‘sjedne na tipkovnicu’ i sve se samo odradi. Bez ikakvih predznanja o računalima, digitalnim potpisima, programima, internetu ili eRačunu” – pojašnjava Zovko, dodajući kako su, s obzirom na dugogodišnju fiksaciju na eRačun, razvijajući ideje, usavršavajući ih, iako bez namjere da budu “digitalni poštar”, točno znali u kojem bi smjeru razmjena elektroničkih računa trebala ići.

“Već nakon prvog sastanka o integraciji sa servisom Moj-eRačun počeli smo ulagati enormna sredstva, radeći na platformi koja bi trebala služiti nečemu što još ne postoji. Bez obzira na to što se nije znala relativno bliska budućnost, mi smo im vjerovali. U tom trenutku je na eRačunima radilo nekoliko vrlo važnih radnika, a programirano je testirala i komentirala cijela tvrtka. Zaista smo ulagali mnogo, bez čvrstog pokrića. Jasno je da smo imali jaku želju izgurati papir i sve oko papira. Sretni smo što danas možemo izjaviti kako nismo programirali uzalud, odnosno da smo naišli na pravog kooperanta, koji ulogu digitalnog poštara odlično odrađuje. Također, vrlo je važno napomenuti da je servis Moj-eRačun na vrijeme odabrao standard Europske unije, format UBL 2.1. Tada, 2013. godine, to je bila preporuka EU, a u proljeće 2017. godine format UBL proglašen je standardom. Njihova odluka je svim proizvođačima programskih rješenja uštedjela enormne resurse. Primjerice, slovenski programeri moraju preprogramirati svoja rješenja jer su prije pet ili šest godina izabrali pogrešan standard”, pojašnjava Zovko.

Početak šire primjene eRačuna

Prvi eRačun korisnici 4th Dimensionovog ERP-a 4D Wand mogli su poslati tek pet mjeseci nakon što je proces integracije bio gotov. Razlog tomu ne leži u činjenici da sustav nije funkcionirao, već u strahu od poreznog nadzora i njihova nerazumijevanja eRačuna. Tada su mnogi smatrali, a neki i danas smatraju, da se digitalni potpis na papiru dokazuje hologramom ili 3D ispisom, zbog čega se proces dobivanja bilo kakve materijalne potvrde ispravnosti eRačuna pretvorio u Sizifov posao. Integratori šalju desetke upita, zahtjeve za stručnim mišljenjem na adrese svih institucija koje bi direktno ili indirektno trebale biti povezane sa zakonskom primjenom eRačuna. Istodobno, održani su brojni sastanci s eminentnim stručnjacima koji su hvalili intenciju digitalizacije poslovanja i prepoznali benefit eRačuna, ali i dalje nisu razumjeli činjenicu da papira nema. Četiri mjeseca čekao se odgovor Porezne uprave.

“Odgovor je došao 1. travnja pa sam mislio da je riječ o prvotravanjskoj šali kolega s posla. No, kada sam vidio dopis i pročitao sadržaj, kolegama sam presretan rekao: ‘Ovo je posljednji mjesec da šaljemo račune na papiru...’. Najvažniji detalj odgovora Porezne uprave je to što su napisali da se eRačun može pokazati nadzoru na ekranu ili poslati e-mailom. Nakon mjesec dana, omogućili smo svim korisnicima da jednostavno i po zakonu mogu slati i primati eRačune besplatno. Niti jedan korisnik nije platio dodatak koji smo ugradili u cijeli 4D Wand. Ni buduće, usavršene, verzije naše korisnike nisu koštale. Naša želja da eRačuni zažive tada je bila velika, a i danas je”, pojašnjava Zovko.

Dosadašnje prakse

Što se tiče samih korisnika, pošiljatelja i primatelja, najteža prepreka koju su trebali savladati prilikom usvajanja eRačuna bila je zaboraviti na dosadašnje prakse obrade dokumenata koja generira troškove, kojih najčešće nisu ni svjesni, i usvojiti nove.

“I danas imate knjigovođe koji zaprime eRačun, a onda ga ispišu i podatke prepisuju u računovodstveni program, umjesto da ga učitaju, jer su navikli za svaki od njih vlastoručno napisati broj ulaznog računa pa ga spremiti u registrator. Tu čak nije riječ više ni o neznanju, jer se od 2014. godine govori i piše o tome, nego o navikama koje teško mijenjamo”, ističe Emer iz servisa Moj-eRačun. S time se slaže i Darko Zovko, dodajući kako je dodatnu pomutnju naknadno uvela država dodatnim protokoliranjem, odnosno likvidaturom ulaznih računa.

“Oni koji ne razumiju što je to eRačun, ne znaju ni kako ga protokolirati! Nije im poznato da su svi atributi koje sa sobom nosi pravovaljani eRačun mnogo vredniji, nego da su obični račun poslali preporučenom poštom, što se u praksi nikada nije niti radilo”, zaključuje Zovko.

Velike kompanije u pravilu su spremnije prihvatile eRačun i digitalnu razmjenu dokumenata, uočivši golemi potencijal za uštede eliminacijom papira i poštanske dostave. Još u prosincu 2015. godine INA je izdala priopćenje kojim najavljuju potpuno uvođenje bespapirnog poslovanja s pojedinim komitentima, no proces digitalizacije kroz primjenu eRačuna započeo je i nekoliko godina prije.

“U INA-i smo već 2012. godine prepoznali potrebu digitalizacije sa svrhom unaprjeđenja poslovnih procesa. Tada smo započeli s projektom uvođenja eRačuna pomoću EDI metode, a danas primjenjujemo i metodu elektroničkog potpisa, pri čemu koristimo usluge informacijskih posrednika. Razmjenu eRačuna provodimo pomoću strukturiranog oblika računa (XML format, standard UBL 2.0). Također, započeli smo i projekte kojima ćemo dodatno usavršiti postojeće automatizirane procese unutar poslovnog i informacijskog sustava, u kojem se vode poslovne knjige naših klijenata, a sve kako bismo se prilagodili stanju na tržištu te učinili naš proces učinkovitijim. Kad je riječ o eRačunu, važno je pronaći poslovnog partnera koji će imati isti interes i težnju kao i vi, što nije uvijek lako. Tu se radi o dvosmjernom procesu gdje, bez prave i kvalitetne suradnje, nije moguće realizirati projekt”, ističe Goran Pavlović, direktor društava Plavi tim d.o.o. i Top Računovodstvo Servisi d.o.o.

Automatizacija poslovnih procesa najčešće proizlazi iz povećanja opsega posla; u pravilu, poduzeća koja šalju i primaju veći broj računa prije će prihvatiti rješenja koja im značajno smanjuju administrativne troškove i eliminiraju trošak koji proizlazi iz ljudske pogreške.

“Počeli smo sa sto eRačuna, a sada ih šaljemo oko dvije tisuće mjesečno. Benefit koji smo prepoznali kao pošiljatelj, a koji je bio vidljiv odmah nakon početka slanja oko 50 posto naših mjesečnih računa pomoću Servisa Moj-eRačun, jest brzina dostave. eRačun se dostavlja odmah, a ne zna tri ili pet dana kao poštom. Također, uvijek smo mogli vidjeti je li kupac preuzeo račun. Ako nije, mogli smo odmah reagirati i vidjeti u čemu je problem, što sa standardnim načinom dostave nije moguće.

Financijska ušteda

Veliku ulogu tu igra i financijska ušteda na eRačunima. Kao primatelj smo također automatski osjetili benefit jer nam svi eRačuni pristižu u DMS rješenju, pri čemu se određena polja odmah popunjavaju iz XML formata računa, uz koji dobijemo i slikovni oblik u PDF-u za eventualnu dodatnu provjeru. Nažalost, broj zaprimljenih računa nam je manji nego broj poslanih računa, ali primijetili smo da se i broj zaprimljenih računa povećao u odnosu na prošlu godinu. Uloga informacijskog posrednika bila je ključna u oba slučaja, jer su oni pripremili naše kupce na to da počinjemo sa slanjem i zaprimanjem eRačuna, i s njima smo zajednički rješavali sve probleme koji bi se, eventualno, pojavili, a kod poštanskih usluga u većini smo slučajeva bili prepušteni sami sebi”, o svome iskustvu uvođenja eRačuna govori Marko Granić, IT specijalist tvrtke Gumiimpex.

Većeg otpora prema eRačunima među komitentima nisu imali, većina problema proizlazila je iz nepotpune ili krive e-mail adrese na koju su primatelji zaprimali obavijesti o primljenom eRačunu, međutim te je situacije uvijek rješavala dostavna služba servisa Moj-eRačun kao njihovog informacijskog posrednika.

U počecima šire primjene eRačuna, veći otpor bio je, i još uvijek je, među SME-jima, a proizlazi iz straha od dodatnih troškova zbog ulaganja u softver.

“Prvi smo 1994. godine napravili programsko rješenje za vođenje knjigovodstva pod Windowsima. To je bilo pogrešno, jer sljedećih četiri ili pet godina knjigovođama nije padalo na pamet učiti Windowse i mijenjati svoja rješenja za bolje. Slično je i s eRačunima. Otpor za primanje ulaznih eRačuna bio je veliki. A tek slanje?! Niti govora. Samo su pojedine tvrtke izračunale da je slanje i primanje e-Računa golema ušteda pa su počele koristiti mogućnosti 4D Wanda i servisa Moj-eRačun.hr. Zanimljivo je napomenuti koliko su bili iznenađeni jednostavnošću cjelokupnog procesa. Korisnici nisu mogli vjerovati da je sve tako kako izgleda. Tek kada su poslali na desetke eRačuna ‘sjedajući za tipkovnicu’, shvatili su da je sve doista super jednostavno. Otpor ipak i dalje postoji. Knjigovođe su problem, organizacije poslovanja su problem, predsjednici uprava su problem. U biti, navika, ignorancija i neznanje. Postoji niz anegdota oko prelaska na eRačun. Korisnika smo nagovarali pet mjeseci da počne slati eRačune, jer je to njima bila potreba koje nisu bili svjesni. Napokon su probali, i sada žele sve kao eRačune: i otpremnice, i inozemne račune, i ponude, i urudžbeni zapisnik. Drugog korisnika nagovarali smo tri mjeseca. Odustali smo. Nismo ni znali da su ga u jednom trenutku počeli koristiti, sve dok nisu platili račun dvije minute nakon što smo im ga poslali. Da, dvije minute. Mi smo poslali eRačun, oni su ga primili unutar dvije sekunde, importirali su ga u 4D Wand nakon 40 sekundi, a nakon minute i 58 sekundi nama poslali e-mail o izvršenoj uplati! Nazvali smo ih, nakon čega su ponosno ustvrdili: “Ovo s eRačunima je fantazija!’”, prisjeća se početaka Zovko.

Većina rješenja za razmjenu eRačuna na tržištu danas ne zahtijeva prilagodbe postojećih informacijskih sustava tvrtke ili kupnju novih, nego je dostupna za korištenje preko desktop aplikacija ili web-stranica informacijskih posrednika, što krajnjem korisniku daje rješenje koje je ready to use bez vlastitih ulaganja.

“Korisnici servisa Moj-eRačun svoje eRačune mogu slati (i primati) direktno iz jednog od 120 ERP rješenja, ako u njima izrađuju svoje izlazne račune, ili pomoću eRa i eRa konverter aplikacije, ako njihov ERP nije dijelom Moj-eRačun Mreže ili svoje račune izrađuju u Wordu i Excelu. Danas u Hrvatskoj nema nikakvih prepreka da bilo koja tvrtka, institucija ili organizacija koja zaprima i šalje račune, bilo da je riječ o tri ili 33 tisuće dokumenata, papirnate račune zamijeni eRačunima. Takvi se računi brže dostavljaju i naplaćuju, brže knjiže i lakše i sigurnije pohranjuju u kontroliranu elektroničku arhivu. Vjerujem da će otpor prema digitalizaciji dodatno oslabiti Zakon o elektroničkom računu u javnoj nabavi, koji bi na snagu trebao stupiti u prosincu ove godine”, smatra Marko Emer iz servisa Moj-eRačun.

S tom tezom slaže se i direktorica Sektora komercijalnih digitalnih rješenja FINA-e, jer dosadašnja je praksa pokazala da, bez obzira na stopostotni benefit neke metode, većina teško mijenja uvriježene obrasce poslovanja, ako to zakonski nije nametnuto.

“Rekla bih da smo mi društvo koje će se lakše pokrenuti primjenom metode batine nego metode mrkve, pa samo postojanje dobrovoljnosti bez ikakve obveze znači da će se nove stvari prihvaćati relativno sporije nego što bismo to htjeli, ako govorimo o novoj paradigmi poslovanja koja, kako god okreneš, podrazumijeva promjenu mindseta rada. Danas, ususret i ovom novom Zakonu, ne vidim više niti jednu opravdanu prepreku koja bi mogla zaustaviti primjenu elektroničkih računa te očekujem da se za dvije do tri godine nećemo ni sjećati računa na papiru”, zaključuje Kajtaz.

Zakon o elektroničkom računu u javnoj nabavi

Pozitivne promjene koje će u smislu procesa javne nabave donijeti ovaj zakon, nebrojene su. Potpunom automatizacijom javnonabavnog procesa država planira uštedjeti više od dvije milijarde kuna godišnje, no ono što je ključno za tržište u cjelini jest to da je kroz nadolazeći zakon konačno decidirano definiran eRačun. Iako je zakonodavac za eRačun, Ministarstvo gospodarstva, poduzetništva i obrta, ranije navodio kako raspoznajemo eRačune u strukturiranoj formi, pogodnoj za automatsku obradu (primjerice, EDI, UBL, XML) i one u nestrukturiranoj formi (primjerice, računi poslani elektroničkom poštom u PDF formatu), u Zakonu o elektroničkom računu u javnoj nabavi – koji je 15. lipnja prošao prvo čitanje u Saboru, a na snagu će stupiti 1. prosinca 2018. godine – kada će javni i sektorski naručitelji biti obavezni isključivo zaprimati eRačune, a od 1. srpnja 2019. obavezno i slati samo eRačune, konačno je jasno naglašeno da isključivo eRačuni u strukturiranoj formi predstavljaju eRačun u pravom smislu riječi, jer se njegovom primjenom postiže maksimalna učinkovitost u smislu pouzdanosti, brzine obrade i smanjenja troškova poslovanja. U Prijedlogu Zakona tako stoji definicija da je “elektronički račun – račun izdan, prenijet i zaprimljen u strukturiranom elektroničkom formatu koji omogućuje njegovu automatsku i elektroničku obradu”.

Za krajnjeg korisnika – koji bi, kako je ranije rekao Darko Zovko, trebao samo “sjesti za tipkovnicu” – važan je izbor informacijskog posrednika te ima obvezu utvrditi kako će osigurati vjerodostojnost podrijetla, cjelovitost sadržaja i čitljivost eRačuna, kao što je to i do sada bilo određeno čl. 80 Zakona o PDV-u i čl. 161 Pravilnika o PDV-u. To se može ostvariti pomoću elektroničke razmjene podataka (EDI), naprednog elektroničkog potpisa, ili bilo koje metode poslovne kontrole koja omogućuje povezivanje računa s isporukama dobara i usluga.

“Servis Moj-eRačun kao informacijski posrednik prakticira uporabu aplikativnog certifikata i vremenskog žiga, čime dvostruko osnažuje legitimitet eRačuna u cijelom njegovom životnom vijeku. Vremenski žig, konkretno, pruža dodatnu sigurnost cjelovitosti sadržaja jer, čak i nakon isteka roka trajanja certifikata, dokazuje da je dokument nastao u vremenu prije ugradnje vremenskog žiga, odnosno u slučaju neželjenih intervencija pokazuje, ‘pucanjem’ podataka ugrađenih u vremenski žig, da je došlo do izmjena u dokumentu”, ističe direktor servisa.

Za razliku od prvog nacrta Zakona, koji je javnosti kroz javnu raspravu prezentiran u svibnju, konačni prijedlog donio je obveznicima javne nabave mogućnost liberalnijeg izbora informacijskog posrednika. Javni i sektorski naručitelji, kao i jedinice lokalne i regionalne samouprave, te pravne osobe pod njihovim upravljanjem, slobodni su sami izabrati bilo kojeg informacijskog posrednika iz zemlje ili EU, a prema konačnom prijedlogu Zakona, FINA je informacijski posrednik za javne naručitelje te centralna točka za razmjenu eRačuna, čime se samo proširila uloga Financijske agencije iz 2016. godine, kada je, odlukom Vlade, dobila zadatak uspostaviti Centralnu platformu za središnja tijela državne uprave.

U Hrvatskoj trenutačno ne postoje registri korisnika eRačuna, odnosno podaci različitih informacijskih posrednika uglavnom nisu povezani, negdje niti ne postoje, protokoli za razmjenu informacija o korisnicima nisu standardizirani, a ne postoje niti mehanizmi koji bi omogućavali upotrebu distribuiranog registra korisnika. Isto tako, ne postoji centralni registar u koji bi svi informacijski posrednici bili obvezni upisivati svoje korisnike, a koji je dobra praksa drugih država članica, i na temelju čega je primjena eRačuna u porastu. Međusobno povezivanje i višestruke integracije, bez transparentne informacije o tome gdje se nalazi pojedini korisnik, komplicira i usporava mogućnost širenja eRačuna, što sam pojasnila govoreći o otegotnim okolnostima u bržoj primjeni eRačuna.

Zato je donesena odluka da se uspostavi Centralna platforma za razmjenu eRačuna, jer se ovo perspektivno tržište već godinama ne širi upravo zbog svoje zatvorenosti i kompliciranog dolaska do korisnika koji su na drugoj strani distributivnog procesa. Osim toga, važnost postojanja Centralne točke i jedinstvenog registra očituje se u potrebi predlagatelja Zakona i vlasnika ovog sustava, za jedinstvenim nadzorom, mogućnosti dobivanja izvještaja te praćenja statusa o napretku primjene eRačuna u javnom sektoru. Ako ne bi bilo centralnog servisa, opet bismo se vratili u neuređeno stanje, gdje bi bilo vrlo teško kontrolirati i pratiti usklađenost s Direktivom, odnosno normom EU, kao i stvarnu primjenu onoga što ona propisuje”, pojašnjava Kajtaz.

Norma EU

Norma EU za eRačun ključan je element provođenja ovog Zakona, uz koju su usko povezane i prekršajne odredbe, sadržane u članku 14. prijedloga Zakona.

“Zajednička norma EU za eRačun je, nakon nekoliko godina vrlo aktivnog promišljanja na razini Europske unije, objavljena krajem lipnja 2017. godine. Morala je biti donesena kako bi se uklonile prepreke prekograničnoj trgovini, koje su nastajale zbog istovremenog postojanja nekoliko različitih pravnih zahtjeva i tehničkih normi o elektroničkom izdavanju računa, i zbog nedostatka interoperabilnosti. Konkretno, postojanje više standarda onemogućavalo je povezivanje informacijskih posrednika i krajnjih korisnika koji su primjenjivali različite sintaksne standarde. Rješenje za to načelno je mogla biti konverzija iz jednog oblika u drugi, što je iznimno složen proces, a u slučaju nepostojanja zajedničkog semantičkog modela, i nemoguć. Kako bi se ostvarila ideja o jedinstvenom europskom tržištu, koje bi omogućilo da je eRačun jednako strojno čitljiv u Hrvatskoj kao i u Njemačkoj, Danskoj ili bilo kojoj drugoj državi članici EU, donesena je prvo Direktiva 2014/55/EU, koja je osigurala pravni okvir za uspostavu i korištenje norme EU, a potom je CEN preuzeo posao definiranja same norme, koji je u konačnici, nakon tri godine razmatranja prijedloga kroz zrcalne odbore u zemljama članicama, definirao semantički model podataka osnovnih elemenata eRačuna, a kad se postigao konsenzus oko toga, preuzela se lista sintaksi koje su u skladu s EN 16931-1 (UBL i CII)”, pojašnjava Marko Emer iz servisa Moj-eRačun i član tehničkog odbora za eRačun pri Hrvatskom zavodu za norme.

U konačnom prijedlogu Zakona o elektroničkom računu u javnoj nabavi predviđene su novčane sankcije za zaprimanje eRačuna koji nije usklađen s normom EU, u rasponu od 10.000 do 100.000 kuna. Jednako će javne i sektorske naručitelje koštati i neprihvaćanje eRačuna ili izvršavanje uplate prema računu koji nije zakonski eRačun (papirnati račun) te za neizdavanje eRačuna. Člankom 14. propisane su i kazne za odgovorne osobe naručitelje za navedene prekršaje u iznosu od 5.000 do 20.000 kuna. Propisane prekršajne odredbe jasno upućuju da bi tvrtke koje posluju s javnim i sektorskim naručiteljima već trebale započeti proces uvođenja eRačuna u poslovanje, kako bi od 1. prosinca 2018. godine bili spremni izdavati eRačune u skladu s normom EU, kako je propisano nadolazećim Zakonom.

Time će se eRačun “metodom batine” penetrirati i među obrtnike, OPG-ove i SME-je koji su do sada, opravdano ili ne, izbjegavali digitalizaciju poslovanja. U konačnici, riječ je o neizbježnom procesu, najavljenom još kroz Direktivu 2014/55/EU, gdje je navedeno kako se nastoji osigurati preduvjete da do 2020. godine elektronička razmjena računa bude primarni oblik fakturiranja, što su Finci u svibnju, tijekom sudjelovanja na konferenciji “CEF eInvoicing Event – How eInvoicing is Connecting Europe: Building a Digital Single Market’, najavili provesti u vrijeme svog predsjedanja Europskom unijom, u drugoj polovici 2019. godine. Upravo je Finska, s Estonijom i Danskom, nositelj razvoja digitalnog poslovanja u Europi, jer je tijekom posljednjeg predsjedanja uspjela potaknuti donošenje političke, odnosno strateške, odluke o uvođenju obaveznog eRačuna u B2G sektoru.

Digitalizacija poslovanja kroz primjenu eRačuna i razvoj novih softvera

Praksa navedenih zemalja, ali i korisnika u Hrvatskoj koji su ranije uveli eRačun u poslovanje, pokazuje kako je taj elektronički dokument uistinu pokretač digitalizacije ostalih poslovnih procesa. Postupak započne uvođenjem drugih elektroničkih knjigovodstvenih isprava, koje aktiviraju potrebu za informacijskim sustavima za digitalno upravljanje dokumentima, a potom se sve arhivira u elektroničku, odnosno eArhivu.

“Počeli smo uvođenjem eRačuna i uvođenjem DMS sustava u isto vrijeme, tako da se može reći kako su eRačuni i DMS usko povezani kad je u pitanju digitalizacija poslovnih procesa. Kad kažem povezani, mislim na proces u kojem smo počeli razmišljati tako da, ako imamo DMS, hajdemo složiti da eRačuni dolaze direktno u taj sustav, kako bismo uštedjeli vrijeme tajnici jer ne mora skenirati ulazne račune s pratećom dokumentacijom. Potom, s obzirom na to da smo uveli i eOdobrenja i možemo ih slati iz ERP-a, složit ćemo tako da ih zaprimamo u DMS. Ako imamo eOdobrenja u DMS-u, hajdemo nekako označiti i odobrenja koja dolaze poštom, a potom digitalizirati i ostale dokumente koje koristi proizvodnja za svoje procese i njih staviti u DMS. Bitno je naglasiti da smo mi tvrtka koja ima veliku proizvodnju i koja mora pratiti određene, vrlo visoke, standarde. Ti standardi, posebice kada je riječ o proizvodnji, podrazumijevaju digitalizaciju. Kad smo uveli eRačun, odmah smo počeli razmišljati u smjeru koje još dokumente možemo digitalizirati, tako da nam je uvođenje eRačuna bio početni korak u digitalizaciji pojedinih poslovnih procesa te stvaranju kvalitetne eArhive”, ističe Marko Granić, IT specijalist tvrtke Gumiimpex.

Korisnost takvih informacijskih sustava još je veća što je veća količina dokumenata kojima društvo upravlja, ili što je veća dislociranost pojedinih odjela.

“Dokumentacije u INA-i je mnogo, posebno ulaznih računa, koji se broje u nekoliko stotina tisuća godišnje. Proces obrade ulaznih računa kontinuirano se unaprjeđuje, prateći poslovne potrebe, kao i najnovije trendove u poslovanju. Tako je još 2006. u sklopu uvođenja novog, jedinstvenog ERP sustava, uveden radni tijek, tzv. workflow za kontrolu i odobrenje ulaznih računa, neovisno o obliku njihova zaprimanja (papirnati ili elektronički računi). Nakon urudžbiranja papirnatih i elektroničkih računa u jedinstvenu aplikaciju te skeniranja u slučaju papirnatih računa, svi oblici računa u radnom tijeku prolaze postupak kontrole i odobravanja računa, a prije knjiženja u poslovne knjige.

Kako se kontrola i odobravanje računa provodi u radnom tijeku, ovlašteni zaposlenik (odobravatelj, knjigovođa) ima uvid u sliku računa, uz zadatak koji se od njega očekuje da odradi. Dakle, u našem sustavu rada ne postoji fizičko kolanje niti papirnatih računa, kao ni njihova ručna ovjera, tako da dislocirane poslovne jedinice jednako sudjeluju u radnom tijeku obrade i za nas ne predstavljaju problem. Sve se odvija kroz poslovno-informacijski sustav. Tako imamo transparentan sustav u kojem se provodi postupak kontrole i odobravanja računa u realnom vremenu te omogućuje uvid u stanje obrade pojedinog računa. Osim automatizacije u procesu zaprimanja eRačuna, pokrenute su aktivnosti vezano uz automatizacije u procesu knjiženja koje nam eRačun omogućuje, pri čemu smo sagledali rizike koji bi se mogli pojaviti i koje nastojimo prevenirati – pojašnjava Goran Pavlović, direktor društava Plavi tim d.o.o. i Top Računovodstvo Servisi d.o.o.

Prepoznat benefit

Navedeni benefit prepoznaju i kompanije koje su tek započele s procesom digitalnog poslovanja kroz razmjenu eRačuna.

“Poslovi distribucije računa oduzimaju i do 90 posto manje vremena, posebice u dijelu koji se odnosi na obradu izlaznih pošiljki i upite klijenata u vezi s nezaprimljenim računima. S druge strane, digitalno upravljanje dokumentima povećalo nam je učinkovitost poslovanja, primjerice, prilikom pretraživanja, potpisivanja ili preusmjeravanja dokumenata, a istodobno smo ostvarili povećanje razine zaštite podataka zbog jednostavnijeg uređenja prava pristupa informacijama te smanjili operativne troškove čuvanja, slanja i ispisivanja dokumenata. Prednost je i to što su naši klijenti formirali percepciju o Društvu kao modernom poslovnom partneru koji je i tehnološki u stanju odgovoriti na potrebe klijenata”, naglašava Tihana Deželić, voditeljica Odjela premijskog knjigovodstva neživotnih osiguranja u Wienner osiguranju.

Kako bi ostvario svu korisnost eRačuna i digitalizacije poslovanja, pojašnjava Marko Emer iz servisa Moj-eRačun, korisnik mora izabrati informacijskog posrednika koji će mu omogućiti automatsku i računalnu obradu eRačuna, što podrazumijeva da se eRačun dostavlja iz računala u računalo, digitalno upravljanje eRačunom kroz informacijski sustav koji omogućuje digitalno potpisivanje, odobravanje i likvidaturu te pohranu u kontroliran eArhiv, koji je sigurniji i lakši za pretragu, čime se smanjuju poslovni troškovi u cjelini. Sustavi bi, svaki za sebe, kako bi procesi nesmetano funkcionirali, dodaje, trebali činiti cjelinu, a kompletan poslovni proces morao bi biti provediv s nekoliko klika mišem, gdje god se nalazili.

“IT sektor u Hrvatskoj već više godina razvija rješenja koja će digitalno nadograditi poslovne procese u domaćim poduzećima. Konkretno, servis Moj-eRačun paralelno je s eRačunom razvijao i ePrimku, eOdobrenje, eOtpremnicu, i tako dalje. Razvijali smo DMS i eArhiv kao neodvojivi segment uspješne razmjene eRačuna u bilo kojem sektoru, bez obzira na to što (se činilo da) tržište za to nije bilo spremno. No, budimo realni, ako društvo ne evoluira, odumire”, ističe Marko Emer i dodaje kako je ista stvar s tvrtkama koje nisu spremne, kako se slikovito izrazio, spremiti pisaće strojeve u ormar i upaliti računala.

“Dokument inicijalno nastaje na računalu, a onda ga degradiramo ispisivanjem u papirnati oblik. Ono što će eRačun sada pokrenuti, nezaustavljiv je proces digitalizacije i ostalih administrativnih i knjigovodstvenih poslova. Moja kolegica zna se našaliti pa kaže da je sad, kad smo proteklih 20 godina usavršavali izradu digitalnih dokumenata i slanje privitaka mailom, možda vrijeme da naučimo šarati po njima, a da ih ne ispisujemo. Šalu na stranu, no zasigurno će, kao što sam već naveo, eRačun potaknuti uvođenje i drugih poslovnih eDokumenata, zbog čega će u širu primjenu ući informacijski sustavi za upravljanje poslovnim eDokumentima (DMS) i eArhivi. Pojedini zakoni, ako se ne promijene u korist aktivnije uporabe eRačuna, i dalje propisuju različita odobrenja, potpise, likvidaturu, gdje će upravo DMS odigrati ključnu ulogu u obavljanju tih radnji na eDokumentima koji će se, nakon toga, neizbježno pohranjivati u elektronički arhiv. Vjerujem da ćemo za godinu dana razgovarati i o drugim digitalnim uslugama proizašlim iz uspješne primjene eRačuna, poput qPay-a ili P2P (procure-to-pay) usluga, jer živimo u svijetu gdje polako odumire tradicionalni način biznisa i cijeli svijet postaje naš ured, dok god imamo pametni telefon u džepu i pristup Internetu”, optimističan je Emer.

Potencijalni rast

S njim se slaže i Andreja Kajtaz iz FINA-e, koja upravo kroz digitalizaciju uvjetovanu eRačunom vidi potencijalni rast domaćeg IT sektora i gospodarski rast u cjelini.

“Jača se i povećava ponuda IT industrije, što je još jedna direktna posljedica ovog prijedloga Zakona. Primjećujemo i širenje konzultantske ponude, savjetovanja, tržišnih seminara s ovom temom, što je sve pozitivan efekt za cijelu zajednicu, i veći skup djelatnosti. Što se softvera tiče, aplikativna rješenja nisu zadana pa bih rekla da su inovativna rješenja dobro došla. U svakom slučaju, govorimo o aplikacijama za kreiranje računa, mini ERP-ovi ili programi u kojima će manje tvrtke kreirati digitalne račune.

Nadalje, tu su i rješenja za dugoročne elektroničke arhive, s obzirom na to da korisnik može odlučiti hoće li sam čuvati ili povjeriti čuvanje elektroničkih dokumenata nekom drugom; rješenja koja predstavljaju urudžbeni zapisnik, elektroničke pisarnice, rješenja za elektroničku ovjeru i likvidaturu računa. Potom softveri za dematerijalizaciju dokumenata i pretvaranje u elektronički oblik, rješenja za elektroničko potpisivanje i pečatiranje te, naravno, mobilne platforme koje će sve učiniti bržim i učinkovitijim. Sve su to rješenja koja su već tu, samo ih treba početi masovnije koristiti, i to samo ako govorimo o eRačunu i popratnim procesima. Kad razmišljamo globalnije o digitalizaciji i digitalnoj transformaciji, tada softveri sami za sebe neće biti ključni. Volja, ideje i strateška podrška društva u cjelini za promjenama i ovaj put će biti pokretač”, zaključuje Kajtaz.

Iako trenutačno nema konkretnih planova u uvođenju obaveznog eRačuna u business-to-customer sektor, iako većina teleoperatera i banaka već nudi takvu opciju, sve je veći interes da s konkretnom praksom započnu gradske službe, koje će direktno obuhvatiti Zakon o elektroničkom računu u javnoj nabavi.

“Zanimljivo je primijetiti da u segmentu računa koji se šalju fizičkim osobama, građanima, potražnja za eRačunima uglavnom postoji za račune kojima se fakturiraju usluge vrtića ili osnovnih škola. To se objašnjava time da su primatelji tih računa uglavnom mlađe životne dobi, navikli raditi sve preko računala i smartfona. Za ‘klasične’ račune komunalnih usluga, naknada i slično, još uvijek ne postoji značajna potražnja fizičkih osoba. Što se tiče segmenta slanja računa pravnim osobama, najveći poticaj dala je zakonska obveza razmjene eRačuna u procesima javne nabave, kao i sufinanciranje od EU. Zanimljivo je i to da pravne osobe, poduzetnici, odmah nakon uvođenja eRačuna žele automatizirati i ostalu ‘papirologiju’ pa se traži automatizacija narudžbenica i ostalih popratnih papira”, ističe Marko Ignjatović, pomoćnik direktora tvrtke Libusoft Cicom.

“Svaka sfera života ići će u smjeru digitalizacije, i bit će vrlo teško bez toga. Kao što su niskobudžetne kompanije promijenile način letenja, kao što je Uber promijenio način gradskog transporta, tako će se društvo mijenjati u skladu svojih potreba i ponuđenih im rješenja. Preskupo je imati puste kvadrate nekakvog prostora za registratore. Nema veze je li riječ o podrumu ili nečem ozbiljnijem. Osim prostora, za to treba imati i radnu snagu. Znači, treba trošiti resurse za papir, toner, kuverte, radnu snagu, prostor. Sve to iščezava uz pomoć eRačuna. Kao što se pojavio eRačun, pojavit će se i drugi servisi koji će uljepšati život, spasiti prirodu i smanjiti troškove. Država bi permanentno trebala raditi na tome i biti predvodnik promjena. Nažalost, država puno priča, a djeluje malo. A s tim malim ne smijemo biti zadovoljni”, zaključuje Darko Zovko, generalni direktor 4th Dimensiona.

 NAPOMENA: Ovaj tekst je izvorno objavljen u časopisu Mreža.