Zasigurno nema dana da ne posjetimo neki kafić, popijemo kavu ili piće s kolegama i prijateljima. Ponekad nešto ozbiljnije naručimo u restoranu, ili smo pak gosti i korisnici u nekom od klubova, hotela i drugih raznoraznih turističko/ugostiteljskih sadržaja. U većini slučajeva primjećujemo tek ispisani papir na kojem je specifikacija troškova, nehajno platimo i krenemo dalje. A upravo je taj papirić samo vrh sante lede koja u pozadini skriva manje ili više kompleksne sustave.

Ako se vratimo u ne tako davnu prošlost – stariji će se prisjetiti ili su čak sudjelovali u programiranju raznih restoranskih i kasa za kafiće (to je bilo doba Clippera i MS-DOS sučelja) – pazilo se da ulazi i izlazi „štimaju“, nerijetko se tražila funkcionalnost da se neki od računa može „zagubiti“, i sve je završavalo na ispisu čuvenih traka prometa, zaključaka i specifikacija poreznih stopa. Preko modema se spajalo i pružala osnovna podrška – radila reindeksacija baza na licu mjesta jer bi konobari uvijek pronašli svoj neki način da prikriju poneku narudžbu (npr. isključili kasu iz struje) i keš stave u svoj džep – i tko zna što sve ne.

Složeniji  sustavi su se razvijali u RDBMS sustavima – tu se prvenstveno misli na hotelske tvrtke koji su uz spomenute funkcionalnosti imali cijeli backoffice za ugostiteljstvo, radile su se kalkulacije (food & beverage cost), te posebne podsustave za samo hotelsko poslovanje.

Vremena su prolazila, zakoni i zahtjevi su se povećavali, te su tražene funkcionalnosti postale nevjerojatno kompleksne – a cijela se industrija popularno okupila pod nazivom HoReCa sektor (Hoteli, Restorani, Caffé).

Čak i danas se još uvijek može naići na rudimentarne programe zaostale iz prošlosti, tipkovnice s posebno označenim tipkama na kojima piše Kava, K. mlijeko, OŽUJSKO, …, pa do modernijih varijanti (neovisno o generaciji aplikacija) gdje se uvijek tražio jednostavan UX kako bi „informatički nepismen“ korisnik brzo i lako mogao raditi.

Ako gledamo hrvatsko tržište aplikacija za HoReCa sektor, dominira nekoliko tvrtki (prvenstveno orijentirane na manje lokale i restorane) i njihova rješenja taj posao obavljaju dobro,  iznajmljuju opremu, all-in-one računala s touch ekranima, te posebnim mobilnim aplikacijama za voditelje i vlasnike koji prate kako im restoran ili bar posluje.

Ali, postoje i kompleksnije aplikacije, a mi smo dobili priliku isprobati sustav hrvatske tvrtke Utiliter koje se zove AVA.LIT, a namijenjeno je upravo HoReCa sektoru. Zvuči kao još jedan softver u nizu, ali kada smo zagrebli ispod površine – ugodno smo se iznenadili.

Što je AVA.LIT?

AVA.LIT je razvijen kao rješenje primarno za ugostiteljsku industriju koje se s mogućnostima i funkcionalnostima može integrirati u male jednostavne restorane i kafiće, ali i zadovoljiti all-inclusive hotelske sustave s više restorana, barova, plažnih objekata, cashless plaćanja, … – dakle sve ono što se u moderno doba nudi kao usluga krajnjem konzumentu, dok u srednjem tieru (zaposlenicima) omogućava brzo i precizno obavljanje posla, a kada tu pridodamo mogućnosti proširenja na dodatne (prateće) sadržaje ugostiteljsko/turističke industrije – npr. najam ručnika, ležaljki, loyality kartice, upravljanje rezervacijama, evidencije radnog vremena i rasporede radnika, te mogućnosti integracije na 3rd party aplikacije (npr. ERP/CRM) ili na neko od Utiliterovih dodatnih sustava (za trgovine, salone ljepote, spa centre, wending samoposlužne aparate,…), bez pretjerivanja – sve djeluje moćno - kao da su vidovito predvidjeli koju bi mogućnost ili značajku mogli tražiti.

Prvi dojam

Nakon kratke prezentacije mogućnosti i funkcionalnosti, dobili smo na raspolaganje demo licencu, te smo se „igrali“ i isprobavali mogućnosti aplikacije, ako smo negdje zapeli ili pitali kako uključiti neku funkcionalnosti tehnička podrška je promptno reagirala. Što je za svaku pohvalu. 

Pokretanjem aplikacije, otvara se zaslon gdje se može odabrati objekt u kojem imamo ovlasti raditi, a on može biti sastavljen od niza pod objekata odnosno segmenata. Kao što je u današnje doba uobičajeno, nije nužno da smo prisutni na lokalnoj mreži, pa se možemo spajati preko VPN konekcije odnosno u nekom od terminalskih modova.

Nakon povezivanja otvara se glavni zaslon na kojem se, ovisno o ulozi korisnika i njegovim pravima, pokazuju prečaci i izbornici koji su dostupni. Uloge i radna mjesta su posebno bitna u većim sustavima, gdje je, primjerice, za ulaz robe zadužena jedna ili više osoba, koje zaprimaju raznu robu od pića, namirnica, potrošnog materijala - unose primke i količine. U takvim organizacijama posebno će se cijeniti što sam softver podržava i moderne digitalne vage, pa se prema logističkim vrstama označavanja vrši brzi unos robe, evidencija prema HACCAP standardu, kalkulacije – sve se to može obaviti na jednom mjestu.

Dodatno na glavnom zaslonu se nalazi grafički prikaz stolova i zapravo je okosnica aplikacije. Podjela na dijelove objekta (npr. zatvoreni dio, separei, vanjske terase) se vrši kroz tabove, a raspored stolova se prilagođava da što realnije odgovara izgledu – mogu se mijenjati grafičke podloge stolova, dodati fotografije ili ikone – kako bi što vjerniji prikaz prostora bio prezentiran konobarima.

Pojedine sekcije se mogu grupirati prema konobarima, a ako su stolovi povezani kroz call-me (pozovi osoblje) uređajem – konobar zadužen za taj stol dobiva obavijest koji ga stol treba. Uz korištenje pametnog sata dobiva signalizaciju diskretno na ruci. Na sličan način se može obavijestiti osobu koja je zadužila stol da je narudžba spremna (iz kuhinje je jelo spremno za posluživanje ili je barista natočio piće). Naravno, u manjim objektima te opcije se integriraju korištenjem „ekranskog virtualnog pisača“.

Samo naručivanje vrši klikom na određeni stol te se otvara zaslon s odabirom pića, jela ili posebnih artikala („npr. party program“), a nakon odabira slijedi samo naručivanje – ako se radi o hrani, taj dio narudžbe odlazi u kuhinju, dok se piće, kokteli i slično može poslati na određenu kasu, zaslon ili šank. Cijeli je proces raspodjele automatiziran ovisno o vrsti/grupi artikala. Kako je što spremno, notifikacijski sustav djeluje i obavještava konobara.

Budući da AVA.LIT podržava i prijenosne „ordermane“ odnosno mobilnu aplikaciju za naručivanje i ispis računa –konobari mogu biti potpuno neovisni – vrše naručivanje, naplatu i izdaju račune direktno pred gostom.

Ne tako davno, kada su moderni uređaji zamijenili klasičan blokić i olovku, javljao se problem da gost naruči medium pečen biftek – konobar klikne na biftek, a gost dobije što dobije. Naravno, i da je taj problem riješen, jer je za svaki artikl moguće pridodati atribut (pa u kuhinju doista dolazi narudžba za biftek-medium pečen). Također za pojedine artikle može se definirati i varijacija poput veličine kava (koje imaju različitu cijenu).

Monitori u kuhinji

Veće kuhinje su organizirane kao male brigade, i podijeljene su na određene sektore - hladna jela, tavice, roštilj, salate, pripremica i slično (da sad ne duljimo). Glavni šef (executive chef) odnosno njegov zamjenik (sous chef) ili šef smjene  vrše raspodjelu tko što radi i dodjeljuje zadatke – vjerojatno ste čuli da svi moraju glasno odgovoriti da su shvatili zadatak s „Oui chef“ (da šefe). Osim podjele posla šef pazi da sve bude u rasporedu, da dobro tanjuri izgledaju i na kraju, što je najvažnije da budu ukusni. Uz spomenuto, iznimno je važno da jela idu sinkronizirano van – da se ne desi da za stol s četvero gostiju iznesu tri predjela, a četvrto dolazi za petnaestak minuta jer je netko propustio shvatiti narudžbu.

Unutar AVA.LIT aplikacije komunikacija s kuhinjom je dodatno modernizirana s monitorima, glavnim za „chefa“ – a prema organizaciji na drugim se zaslonima nalaze zadaci po sektorima. Dodatno, ako se definira i vrijeme koje je prosječno potrebno za pripremu jela, onda se mogu upaliti alarmi i intervenirati prije nego što dođe do zbrke. Ovakva raspodjela može i pomoći pri optimizaciji radnog hoda, pa ako stigne narudžba za desetak tjestenina, može se unaprijed znati koliko čega treba. Naš IT gurmanski chef može pratiti svoj tablet i zapravo efikasnije upravljati kuhinjom. Cijeli je sustav skalabilan, ovisno o veličini, pa će za manje objekte biti dovoljan jedan zaslon.

Naplata i napredne funkcije

Samo plaćanje računa uz standardne (gotovina, kartice) podržava razne modele od cashlessa (plaćanje narukvicom za koju možete sami napraviti topup), skupljanje bodova kroz loyalty kartice, a unutar hotelskih sustava plaćanje se može knjižiti odmah na sobu. Podržani su i prepaid modeli poput rezervacije posebnog separa/loungea lounge gdje je definirana minimalna potrošnja, i razno razne druge kombinacije – od R1 računa, kompenzacija i slično.

Noćna mora kod naplate je tkz. split bill – posebnan fetiš kod stranaca – jer često žele platiti samo svoj dio računa, jedan bi platio kešom, drugi karticom, trećem fali malo novaca, pa kombinira s karticom. Taj je problem zanimljivo riješen preko modula kombinirano plaćanje – ukupan račun se umanjuje odabirom iznosa i načina plaćanja, ispisuje se račun i naplaćuje taj dio, pa sve dok se račun ne naplati. Zlu ne trebalo dodali su i klasični kalkulator za složenije operacije naplate.

S glavnog zaslona može se i upravljati glazbom, te su podržane i kamere – pa je moguće (posebno kod club i beach objekata) pratiti gdje se narudžba odnijela i što je najvažnije kasnije utvrditi dali je stvarno i naplaćena. Unutar programa je i sustav rezervacija za stolove po sekcijama te događanjima – korisno za veće prostore.

Izvještaji

Osim uobičajenih izvještaja – zatvaranje smjene i pregled prometa, rekapitulacijama plaćanja, inventure potrošnje se mogu povezati s pametnom digitalnom vagom – nakon odabira artikla (npr. nekog žestokog pića) boca se stavlja na vagu i prema težini automatski se izračuna potrošnja i stvarno stanje. Moguće je definirati minimalne i maksimalne količine što pojednostavljuje naručivanje robe od dobavljača, a kod većih objekata može se međuskladišnicama povući „višak“ iz nekog objekta ili s centralnog skladišta.

Od ostalih izvještaja na raspolaganju su i razne rekapitulacije od učinka, pa sve do evidencije dolazaka, kašnjenja i realizacije (prodaje) radnika – to može biti podloga i za nagrađivanje. Pronašli smo i zgodan filter koji uključuje i prognozu vremena, pa se mogu raditi određene usporedbe kako je vrijeme utjecalo na promet, posebno korisno ako se prati duže razdoblje poslovanja.

Zaposlenici

Uz osnovne podatke o zaposlenicima, mogu se unijeti podaci o nužnim zakonskim edukacijama i provjerama (npr. sanitarna knjižica), te rok važenja, eventualno satnica, slika, a podržana je prijava otiskom prsta ili karticom uz uobičajeni standardni unos zaporke na zaslonu/tipkovnici. Nakon unosa zaposlenika dodjeljuju mu se prava odnosno grupe zaduženja odnosno ovlasti.

Posebno je zanimljiva opcija „jezik sučelja“ kod unosa radnika, pa ako je odabran engleski sučelje se automatski mijenja na taj jezik što je više neko nužna funkcionalnost u današnje doba s obzirom na sve veći broj stranih radnika. Evidencije i planiranje radnog vremena je poseban modul, a postoji cijeli niz dodatnih evidencija i izvještaja uz radnike.

Zaključno

Kako smo spomenuli na početku teksta, poprilično smo se „igrali“ s mogućnostima, stavljajući se u razne scenarije od malog kvartovskog kafića ili „zalogajnice“, standardnog restorana, te složenijeg sustava s restoranom, klubom i malim obiteljskim hotelom, te čak i resorta s raznim „pretplatama/kategorijama gostiju“.

Naš je zaključak da je AVA.LIT skalabilan u potpunosti, doista se može implementirati bilo gdje neovisno o složenosti. Kada ga usporedimo s raznoraznim rješenjima na tržištu, način kako su elegantno riješili neke „zatupljujuće“ probleme poput raspodjele tko će što platiti i višejezičnost, rado bi ga preporučili. Ne čudi da rješenje implementiraju uspješno i izvan Hrvatske. K tome, ako se još pridodaju integracije prema drugim 3rd party aplikacijama, ali i pomalo „scarry“ tehnološkim dodacima, još jednom, jako dojmljiv proizvod.

Više o ugostiteljskom softveru AVA.LIT, ali i o tome kako vam tehnologija općenito može pomoći u turizmu saznajte na konferenciji 3T - Tourism, Travel & Tech koja će se održati 20. 3. 2024. u Zagrebu.