Power BI omogućuje brzu i jednostavnu izradu izvještaja, bez potrebnog velikog tehničkog predznanja. Intuitivnim i lakim korištenjem svakome omogućuje jednostavno prikupljanje i organiziranje podataka, a zatim i izradu vizualizacija koje pomažu fokusirati se na ono najbitnije: uočavanje trendova i uzoraka u podacima. Kad su podaci temelj bitnih odluka, ne smiju biti krivo interpretirani.

Kako je sve počelo?

Power BI nije novi alat, već se godinama nalazi na tržištu, međutim, nije oduvijek bio u obliku u kakvom ga danas poznajemo. Sve je počelo 2009. godine, kada je Microsoft objavio dodatak za Excel, nazvan PowerPivot. Cilj tog dodatka bio je proširiti funkcionalnosti Excela tako da bude sličniji bazama podataka, ali da za njegovo korištenje nisu potrebna dodatna stručna znanja. Taj dodatak korisnici su vrlo dobro prihvatili jer je omogućavao vrlo lako i brzo pregledavanje velike količine podataka.

S verzijom Excela 2013, prezentirana su tri nova dodatka – Power View dodatak za izradu vizualno atraktivnih nadzornih ploča, Power Query dodatak za manipuliranje podacima iz više različitih izvora podataka i Power Map, koji je omogućavao geografski prikaz podataka. Uz postojeći Power Pivot, ta tri nova dodatka unaprijedili su analizu podataka primjerenu masama, jer za njihovo korištenje nije bilo potrebno poznavati SQL ili programirati. Takav pristup bio je vrlo dobar za jednostavnu analizu podataka i izradu izvještaja, međutim, imao je jedan nedostatak. Jednom kreirani izvještaj nije bilo lako podijeliti, osim slanjem cjelokupne Excelove datoteke, sa svim pripadajućim podacima vlastitom kolegi.

Zato je Microsoft odlučio Power BI izdvojiti u zasebni alat. Power BI od tada se sastojao od: Power BI Desktopa, koji je klijentska aplikacija i služi za izradu izvještaja, Power BI Web Portala, koji je centralno mjesto za objavu izvještaja i pomoću kojeg se dodjeljuju prava ostalim kolegama na izvještaje, a dodatno, tu su i mobilne aplikacije za pregled izvještaja preko mobitela. Podržane su sve platforme (Android, Windows i iOS). Valja napomenuti da Power BI također djeluje u jakoj sinergiji s ostalim aplikacijama paketa Office 365 (Excel, Power Point, Visio, PowerApps, Microsoft Flow, Forms...).

I sve je to super, možete raditi efektne vizualizacije, jednostavno pretraživati svoje podatke, lako objavljivati i dijeliti izvještaje s kolegama... ali... mnogi su mu zamjerali to što nije dovoljno “Enterprise”. Izvještaje je bilo moguće postaviti isključivo u cloud, bez opcija za skrivanje iza vatrozida na poslužitelj tvrtke. Slušajući svoje korisnike, Microsoft je 2017. godine objavio on-premise verziju Power BI-a, odnosno Power BI Report Server. Tako je Power BI, od dodataka za Excel, pojavom on-premise rješenja postao ozbiljan alat za vizualizaciju podataka.

Zašto odabrati Power BI?

Iako je Power BI trenutačno uistinu dobar alat za vizualizaciju podataka i self-service analitiku, Microsoft i dalje kontinuirano ulaže u razvoj i unaprjeđenje tog alata. Svaki mjesec izlaze poboljšanja, dodatni izvori podataka i veze prema njima, nove vizualizacije i funkcionalnosti. Alat je vrlo dobro dokumentiran i vrlo se lako mogu pronaći rješenja za probleme, a s obzirom na to da se velika zajednica korisnika okuplja oko Power BI-a, vrlo je vjerojatno da je netko već komentirao rješenja za specifične situacije. Microsoft aktivno ulaže u ispunjavanje korisničkih zahtjeva i potreba. Valja napomenuti da je u Hrvatskoj ove godine osnovana nova korisnička grupa koja okuplja korisnike Power BI-a, ali i sve entuzijaste u vizualizaciju podataka. Iako je grupa relativno nova, već se sada istakla svojim radom i aktivnostima, a više o radu same grupe možete pročitati u okviru.

Kako su Microsoftovi alati za poslovnu inteligenciju dobar odabir potvrđuje i činjenica da ih je Gartner, već nekoliko godina zaredom, proglasio predvodnicima u području poslovne inteligencije i analitičkih platformi. Otkako je Tableau Software, kao projekt znanstvene zajednice, izašao na tržište, donio je veliku revoluciju u self-services alatima i vizualizaciji podataka. U odnosu na tradicionalne BI alate, njegov pristup bio je revolucionaran, zbog čega ga je Gartner svrstao među predvodnika u tom području. To je prisilio ostale dobavljače da počnu mijenjati politiku i pristup BI alatima. Novoj situaciji najbolje su se uspjeli prilagoditi Microsoft alatom Power BI, i Qlik alatom Qlik Sense, a veliki dobavljači, poput SAP-a, IBM-a i Oraclea, uvelike su zaostali u tom području. Trenutačno, Power BI, Tableau i Qlik Sense imaju slične mogućnosti, kad je u pitanju vizualizacija podataka.

Čak bih rekla da Power BI malo zaostaje u odnosu na Tableau, što se tiče mogućnosti samih vizualizacija. Pomoću Power BI-a još uvijek nije moguće napraviti neke vizualizacije koje se kod Tableaua kreiraju u nekoliko koraka, ali vjerujem da je samo pitanje vremena kada će i pomoću Power BI-a to biti moguće. S druge strane, čini se da je Qlick Sense malo izgubio fokus, zamjera mu se robusnost i potrebno znanje pisanja skripti. Ono čime se Microsoft ističe je – cijena. Svaka tvrtka može započeti potpuno besplatno koristiti alat i vidjeti odgovara li on njezinim potrebama. Besplatnom verzijom svaki korisnik dobiva sve funkcionalnosti alata osim mogućnosti dijeljenja izvještaja s kolegama. Kada tvrtka utvrdi da Power BI odgovara njihovim potrebama, može licencirati korisnike i tako im omogućiti međusobno dijeljenje izvještaja. Broj korisnika, kao i performanse sustava (u slučaju Premium verzije) jednostavno se mogu skalirati. Također, Microsoft pruža zaokruženo rješenje za BI od ETL-a, preko OLAP i Tabular kocaka, preddefiniranih izvještaja do Power BI-a, i neizostavnog BI-eva alata Excela. Microsoftov stalni angažman i kontinuirano ulaganje u Power BI rezultirali su time da je 2017. godine Microsoft postao apsolutni predvodnik u području poslovne inteligencije i analitičkih platformi te se njegova prednost iz godine u godinu samo povećava.

Relevantni podaci

S druge strane, izvještaji trebaju sadržavati relevantne i ažurne informacije, jer oni su poslovnim korisnicima osnova za donošenje poslovnih odluka. Prikladan izvještaj stoga uvelike utječe na kvalitetu donesenih odluka. Power BI omogućuje jedinstven pregled cjelokupnog poslovanja i jednostavan pristup izvještajima (web ili mobilno). Dobivanje upozorenja od mobilne aplikacije, u slučaju kada su se podaci promijenili, omogućuje pravovremeno reagiranje na neka odstupanja u poslovanju. Power BI podržava mnoge funkcionalnosti za jednostavno pretraživanje i pregled podataka, zbog čega se vizualizacijama mogu istaknuti ključne informacije, a što olakšava čitanje izvještaja i fokus stavlja na ključne pokazatelje poslovanja. Pomoću hijerarhije podaci se mogu pregledavati na više razina granuliranosti, a prirodnim jezikom (Q&A) mogu se postavljati upiti vezani uz podatke. U slučaju potrebe za novim izvještajem, poslovni korisnici mogu si samostalno stvoriti izvještaj koji ispunjava njihove potrebe. Power BI-evi izvještaji, sa svim svojim funkcionalnostima (interakcija, mape, drill-down, filtriranje...) mogu se objaviti i na web-stranicama tvrtke, što je odlično za, recimo, informiranje klijenata o proizvodu, ili dioničara o poslovanju tvrtke.

Analitičarima Power BI nudi jednostavan i brz pristup velikom broju različitih izvora podataka. Priprema i modeliranje podataka radi se korištenjem komponente Power Query, poznate mnogim korisnicima Excela. Napredna analitika nad podacima postiže se uz programske jezike R i DAX (Data Analysis Expressions). Korištenjem tih jezika moguće je raditi naprednu analitiku nad podacima, a podatke je moguće prikazati mnogobrojnim vizualizacijama.

Programeri su također dobili malo pažnje, jer se izvještaji i vizualizacije mogu “ugraditi” unutar aplikacije (Power BI Embedded), čime imaju pogodnost iskorištavanja već spremnih vizualizacija. U skladu s ostalim modernim cloud uslugama, podržana je integracija s aplikacijama preko sučelja REST API.

Iz aspekta administratora, Power BI-em jednostavno je upravljati. Upravljanje pristupima podacima i izvještajima radi se iz centralnog mjesta (Power BI admin portala) gdje se mogu pratiti aktivnosti korisnika na portalu, učestalost pristupa pojedinim resursima, kao i postavljati pravila za praćenje aktivnosti i otkrivanje anomalija u ponašanju korisnika.

Do izvještaja lako, pogledajte kako

Izrada izvještaja započinje spajanjem na izvor podataka, što je prikazano na slici “Dohvat podataka”. Power BI omogućuje spajanje sa zavidnim brojem različitih izvora podataka, počevši sa standardnim Excelovim, CSV, XML datotekama, zatim su tu baze poput SQL Servera, Oraclea, My SQL, IBM DB2, SAP BW, popularni Azureovi servisi i podrška za razne druge online servise. Važno je napomenuti da se više različitih izvora podataka međusobno može kombinirati, tj. moguće je istovremeno koristiti više izvora podataka. Tako se, primjerice, podaci od realizacije proizvodnje, koji se nalaze u nekoj od baza, mogu kombinirati s podacima planiranja koji se nalaze u Excelovoj datoteci. Postoji nekoliko načina spajanja na izvore podataka (import data, live connection, direct query). Svaki način spajanja na izvor podataka ima svoje prednosti i nedostatke, a analizom poslovnih potreba, izvora podataka, količine i strukture podataka, odabire se onaj način koji najbolje odgovara potrebama korisnika.

Nakon uspješnog spajanja na izvor podataka, slijedi korak čišćenja i transformacije podataka (slika – Priprema podataka). Idealna situacija je kada se kao izvor podataka koristi skladište podataka ili kocka. U tom slučaju, podaci su već pripremljeni i optimizirani za potrebe izvještavanja. Kako to često nije situacija, Power BI pruža mnogo mogućnosti za uređivanje i pripremu podataka za izvještavanje. Tako se kroz samo nekoliko koraka može dodati nova kolona, obrisati postojeća, popuniti nedostajuće vrijednosti, pivotirati podaci, preimenovati kolone, definirati tipovi podataka, definirati parametri prema kojima će se podaci učitavati i kreirati hijerarhije. Više mogućnosti za kompleksne transformacije podataka može se dobiti korištenjem programskog jezika M. Jednom transformirani i pročišćeni podaci modeliraju se u odgovarajuću strukturu podataka (slika – Modeliranje podataka). Metodom drag and drop vrlo se jednostavno povezuju tablice iz istog ili više različitih izvora podataka i kreiraju relacije među njima.

U praksi se pokazalo da čišćenje, transformacija podataka, a zatim i izrada modela, zahtijevaju najviše vremena i rada, ali jednom kada su podaci pravilno pripremljeni za izvještavanje, izrada samog izvještaja vrlo je jednostavna i brza. Sami izvještaji rade se kroz grafičko sučelje koje je vrlo intuitivno i jednostavno za korištenje. S desne strane alata nalazi se stupac u kojemu je popis svih tablica i kolona koje smo pripremili. Klikom miša odaberu se podaci koji se žele prikazati na izvještaju, i odabere se vizualizacija koja se želi koristiti za njihov prikaz. U samo nekoliko koraka nastaju efektni i interaktivni izvještaji. Na slici Izvještaj broja doseljenih možete vidjeti primjer jednog takvog izvještaja; temelji se na podacima Državnog zavoda za statistiku, gdje je analiziran broj doseljenih ljudi u pojedine općine. Power BI Desktop dolazi s dvadesetak ugrađenih vizualizacija (stupčasti grafovi, tablice, matrice, mape, KPI...), ali ako vam to nije dovoljno, sa službenih Microsoftovih stranica možete skinuti još stotine raznih drugih vizualizacija koje je razvila zajednica. Možete pustiti mašti na volju i svoje podatke vizualizirati kroz kalendar, histogram, Visio dijagram, ArcGIS mapu, akvarij s ribicama i na razne druge zanimljive načine.

Sljedeći korak je objavljivanje i dijeljenje izvještaja s kolegama iz tvrtke. Ovisno o odabranoj arhitekturi, izvještaji se mogu objaviti na Power BI Servicesu (cloud rješenje), prikazano na slici Pregled izvještaja kroz web portal Power BI services, ili Power BI Report Server (on-premise rješenje). Objavljenim izvještajima nakon toga se jednostavno pristupa pomoću bilo kojeg uređaja koji ima instaliran preglednik i pristup Internetu (laptop, tablet) ili preko mobilne aplikacije.

 NAPOMENA: Ovaj tekst je izvorno objavljen u časopisu Mreža.