Vodeća regionalna konferencija na području projektnog menadžmenta, dvanaesti po redu PMI Forum, održava se od 12. do 14. studenoga u zagrebačkom Plaza event centru. Očekuje se oko 500 sudionika iz Hrvatske i regije, a tijekom tri dana na konferenciji će govoriti vodeći hrvatski i inozemni stručnjaci. Ususret 12. PMI Forumu, troje voditelja projekata otkriva nam kako su povećali produktivnost i efikasnost timova u svojim tvrtkama.

Voditelj projekta uvijek je odgovoran na kraju dana za uspjeh ili propast projekta bez obzira na to koliko je ljudi u timu. Potvrđuje nam to Nenad Banjanac iz tvrtke Atos Convergence Creator. Kao prvo, Banjanac projekt definira kao jedinstveni pothvat u vremenu koji ima svoj početak i kraj te uz planirano vrijeme, resurse i budžet ostvaruje zacrtani cilj – proizvod ili uslugu.

“To mogu biti aktivnosti poput gradnje nove kuće pa sve do projektiranja i implementacije složenih programskih rješenja. Uspješni projekti prije svega su oni koji su ispunili očekivanja naručitelja, odnosno ostvarili ciljeve i koji su se uklopili u planirana ograničenja, a to su vrijeme i budžet. Voditelj projekta planira koje su aktivnosti potrebne, kada i čije, kako bi se zadovoljili projektni ciljevi sa svim zadanim ograničenjima”, pojašnjava Banjanac.

Voditelj projekta zadužen je za prikupljanje informacija o trenutnom statusu projekta, planiranje aktivnosti potrebnih za njegov završetak te donošenje odluka. Komunicira s članovima tima i kupcima, procjenjuje rizike i poduzima korektivne mjere kako bi se smanjili ili eliminirali njihovi utjecaji.

Jasna Bošnjak iz tvrtke Poslovna inteligencija kaže da je projektni voditelj onaj koji stalno postavlja pitanja kao što su “kada ćeš biti gotov” ili “koliko ti još treba vremena”. Uz to, postavlja rokove te traži procjene. Njegov je posao, dakle, pokretanje, planiranje, vođenje, nadgledanje i zatvaranje projekta.

“Voditelj projekta je veza, spona između klijenta i tima. Brine se za projekt i potrebne resurse, komunicira s klijentima, koordinira interne projektne timove, pravodobno izvještava sve strane uključene u projekt, detektira rizik i pronalazi rješenje, rješava sukobe ili nesporazume unutar i između timova i klijenta”, pojašnjava Bošnjak.

Tomislav Anadolac, senior project manager iz tvrtke Feedback, voditelja projekta vidi kao ulogu unutar projektne organizacije čiji je primarni zadatak razumjeti, organizirati te kontrolirati provedbu projekta. “Projektni menadžer je osoba koja će svojim primjerom pokazati što i kako treba raditi, kakav stav imati prema projektnim aktivnostima, kako komunicirati, prezentirati i pregovarati te će biti na usluzi članovima projektnog tima. On krči put članovima projektnog tima kako bi svaki od njih mogao nesmetano obavljati projektne aktivnosti koje se od njih očekuju”, navodi Anadolac.

Količina i složenost projekata definira i potrebu za voditeljem projekta

Nenad Banjanac pojašnjava da se svaki projekt sastoji od pet faza – iniciranja, planiranja, izvršenja, nadzora te završetka projekta. Kako bi uspješno vodio projekt i ispunio definirane ciljeve, voditelj projekta, ovisno o svakoj pojedinoj fazi, primjenjuje niz znanja i aktivnosti. Tijekom izvedbe, nastavlja Banjanac, on stalno nadzire izvršenje projekta te prema potrebi provodi korektivne ili preventivne radnje koje utječu na kvalitetu izvedbe ili izmjenu redoslijeda planiranih aktivnosti kako bi se izvedba ubrzala ili prilagodila terminima specijaliziranih radnji, koje zahtijevaju posebne strojeve ili specijaliste koji su raspoloživi samo ograničeno vrijeme.

“Na početku moje karijere razvojnog inženjera kolega i ja smo dobili projektni zadatak u kojem je trebalo isporučiti rješenje u suradnji s kompanijom iz Austrije. Kako voditelj projekta nije bio uključen, mi smo, s tehničke strane, radili sve potrebno radi dogovora i implementacije, ne vodeći računa o vremenu. Bez vodstva smo potrošili znatno više od planiranog budžeta, projekt se uvelike oduljio te nije bio profitabilan za kompaniju. Tada nisam imao svijest o potrebi planiranja i ograničenjima vezanim za projekt”, naveo je Banjanac, opisavši na vlastitom primjeru zašto je važno imati voditelja projekta.

Izvještaj s 11. PMI Foruma: Projektni menadžment sve važniji

Jasna Bošnjak napominje i da potreba za voditeljem projekta ovisi o broju i složenosti projekata, kao i da je u Hrvatskoj u većini tvrtki jedan arhitekt ili analitičar ujedno i voditelj projekta.

“Nažalost, tek kada se korisnici počnu žaliti na kašnjenje i kvalitetu isporuke, mi počnemo razmišljati o tome da jedan arhitekt ili analitičar ne može i projektirati, i analizirati, i voditi projekt, a usto i voditi timove, predviđati rizike i ostalo. Kad arhitekt ili analitičar radi na dva kompleksna projekta te još dodatno održava postojeće projekte, potreba za projektnim menadžerom više je nego očita”, istaknula je Bošnjak.

Kada ima voditelja projekta, kompanija može bolje planirati početak novih projekata i potrebnih resursa, odnosno ima mogućnost ubrzati završetak jednog projekta kako bi se potrebni resursi mogli staviti na raspolaganje za drugi. Projektni menadžeri presudnim za uspjeh ističu dobar i motiviran tim, koji je nužan za produktivnost i efikasnost. Važno je da su u timovima ljudi komplementarnih vještina, sa zajedničkim pristupom te kolektivnom odgovornošću za postizanje ciljeva.

Ako imate tvrtku, imajte na umu da stručnjaci za projektni menadžment tvrde da je uvijek dobro imati voditelja projekta, bez obzira na njezinu veličinu ili, pak, zahtjevnost projekata. Uz voditelja projekta, vodstvo tvrtke u svakom trenutku može znati koliko resursa koristi na pojedinom projektu te prema prikupljenim informacijama lakše odrediti prioritet u poslu i uspješnije voditi tvrtku. Ako tek tražite posao ili mijenjate karijeru, pozicija voditelja projekata među najpoželjnijim je radnim mjestima. Sve o projektnom menadžmentu doznajte na PMI Forumu od 12. do 14. studenoga u zagrebačkom Plaza event centru.

Podijeli: